Il vous est probablement déjà arrivé de vous demander pourquoi certains livres se trouvent dans les rayons de vos bibliothèques à l’UdeM. Pourtant, les quelque 50 000 livres acquis annuellement, y compris ceux qui pourraient paraître saugrenus, suivent un processus rigoureux de sélection et d’achat.
Afin de commander des livres pertinents pour chaque domaine d’étude, plus de 60 bibliothécaires spécialisés sont engagés pour garnir les 19 bibliothèques de l’Université. Chaque bibliothécaire possède un baccalauréat dans le domaine dont elle est responsable, en plus d’une maîtrise en sciences de l’information.
« Il n’y a cependant pas de bibliothécaires pour toutes les disciplines », précise le professeur à l’école de bibliothéconomie et des sciences de l’information de l’UdeM Éric Leroux. L’acquisition d’un livre, qu’il soit imprimé ou numérique, débute avec la suggestion de l’un de ces bibliothécaires. Il insère celle-ci dans le logiciel de gestion de bibliothèque de l’UdeM, nommé Aleph.
La suggestion est alors reçue par le service des acquisitions, situé au pavillon Roger-Gaudry. Celui-ci se charge d’abord de traiter la suggestion du bibliothécaire, puis choisit le fournisseur du livre le plus accessible. « Le plus avantageux étant le plus près bien sûr, mentionne la directrice du développement des collections et du service des acquisitions, Stéphanie Gagnon. Parfois, on n’a pas le choix de faire importer des livres que nous n’avons pas au Québec. »
Avant de mettre le livre sur les rayons, il doit passer par la Direction du traitement documentaire. C’est ici que les mots-clés sont définis afin que le livre soit repérable dans le catalogue Atrium. « C’est parce qu’on souhaite qu’il soit accessible le plus facilement et rapidement possible par les usagers », explique Mme Gagnon.
Certains livres se retrouvent dans plus d’une bibliothèque. « C’est une situation qui risque d’être de plus en plus rare, car on n’a pas les moyens de dupliquer des copies », affirme Stéphanie Gagnon. C’est le cas des livres qui sont pertinents dans plusieurs disciplines. « Toutefois, la priorité est donnée à la discipline dans laquelle le livre a été répertorié », précise la directrice.
Le livre doit par ailleurs se situer à proximité de l’usager, un critère important pour l’adjointe au directeur général de la Direction des bibliothèques à l’UdeM, Maryse Legault. « Certains étudiants ont besoin de livres à un moment précis, remarque-t-elle. Avec la taille de l’UdeM qui a même un campus à Laval, il est important que les livres soient le plus près possible des usagers. »
Projet pilote
L’UdeM tente de mettre sur pied un système pour accélérer l’acquisition de livres. Si ce projet se concrétise, le fournisseur d’une maison d’édition pourra donner accès aux étudiants à certains de ses livres numériques, et après un certain nombre de clics, le livre sera automatiquement commandé. Le processus ne sera toutefois pas si spontané, s’empresse de préciser Stéphanie Gagnon. « Dans un contexte budgétaire difficile, on se garde une marge de manœuvre dit-elle. On va devoir dire aux fournisseurs : “Voici notre budget et on ne peut pas le dépasser.” »
Le porte-parole de l’UdeM, Mathieu Fillion, explique la raison de ces compressions budgétaires. « Depuis décembre 2012, l’UdeM a dû compresser ses dépenses de 44,6 millions de dollars sur deux ans, et les bibliothèques ont dû participer à cet effort de réduction des dépenses », affirme-t-il.
Les bibliothèques de l’UdeM n’achètent pas le nombre de livres, autant électroniques qu’imprimés, qu’elles souhaiteraient. « La part d’un budget alloué aux monographies électroniques et imprimées dans les cinq plus grandes universités canadiennes est d’environ 30 % », soutient Mme Gagnon. À l’heure actuelle, elle est de 20% à l’UdeM, soit un montant prévu de deux millions de dollars pour l’année en cours.
Qu’est-ce qu’une collection spéciale ?
On trouve également des exemplaires uniques dans les collections de l’UdeM. Ceux-ci se retrouvent à la Bibliothèque des livres rares et collections spéciales au pavillon Samuel-Bronfman. « Est considéré “spécial” un livre selon sa valeur historique ou artistique, souligne Stéphanie Gagnon. Historique surtout lorsqu’il date d’avant 1800, et artistique lorsqu’il comprend notamment des signatures ou des dédicaces d’artistes et écrivains connus. » La plupart du temps, ces livres sont mis en valeur notamment à travers des expositions. Il y a aussi des conditions spéciales dans lesquelles ces livres sont conservés. Une attention particulière est accordée à la lumière, à l’humidité et à la température de la pièce dans laquelle ils sont entreposés. Certains livres doivent obligatoirement être manipulés avec des gants.
