Quand les services numériques deviennent essentiels

La première fermeture des salles de classe, du 13 mars 2020 au 1er septembre 2021, et la deuxième, du 1er au 31 janvier 2022, ont chamboulé le quotidien de la communauté udemienne. Celle-ci a régulièrement dû se connecter au logiciel de visioconférence Zoom pour suivre les cours ; sur la plateforme de l’UdeM StudiUM pour accéder aux ressources de chaque cours, consulter les syllabus et remettre les travaux ; au Centre étudiant pour régler les problèmes administratifs ; ainsi qu’au moteur de recherche Sofia, lequel regroupe toutes les bibliothèques universitaires du Québec, afin de trouver des ouvrages et des articles numérisés.

Comme les autres établissements universitaires, l’UdeM a dû s’adapter très rapidement aux mesures sanitaires imposées par le gouvernement au cours des différentes périodes de la pandémie. Devant l’impossibilité pour la communauté étudiante de retourner en classe ou de se rendre au Bureau du registraire, l’Université a dû trouver des solutions pour rendre accessibles ses multiples ressources.

Adapter l’offre de services

Selon la directrice de la Bibliothèque des lettres et sciences humaines, Maryna Beaulieu, cette situation de crise a représenté de nombreux défis pour le personnel des bibliothèques. « Nous avons dû nous adapter constamment à la nouvelle réalité pandémique et ajuster notre offre de services, explique-t-elle. L’un de nos grands défis a été de finaliser, avec l’ensemble des bibliothèques universitaires du Québec, l’implantation de la plateforme Sofia en pleine pandémie. »

D’après le Rapport annuel 2020-2021 des services de bibliothèques de l’UdeM, dix services ont ainsi été récemment repensés pour répondre aux besoins des étudiantes et étudiants. Parmi ceux-ci se trouvent notamment les formations en bibliothèque, devenues virtuelles. Le document recense également 967 webinaires donnés à 21 037 participants et participantes. De plus, les bibliothèques de l’Université ont mis en ligne sur leur chaîne YouTube des capsules vidéo de formations. La communauté étudiante peut toujours les consulter pour apprendre, par exemple, la manière de configurer son proxy, comment rechercher plus efficacement des documents sur Sofia, comment mettre en page des citations dans des logiciels de traitement de texte, ou encore comment utiliser le réseau social Twitter pour promouvoir son travail universitaire.

Mme Beaulieu souligne que les problèmes d’accès aux différentes plateformes n’ont pas augmenté de manière significative en dépit des différents changements imposés par la pandémie. « À un certain moment, affirme-t-elle, les questions de la communauté étudiante sur le fonctionnement de nos services ont commencé à être formulées virtuellement. Par exemple, grâce au service de clavardage, Teams ou via courriel. » Elle remarque ainsi qu’au fil du temps, les étudiantes et étudiants se sont habitués aux communications virtuelles pour poser des questions ou entrer en contact avec des personnes-ressources en cas de problèmes.

Un proxy et des ouvrages en ligne…

Cette transition en ligne s’est notamment opérée grâce à des technologies comme le proxy, un service permettant d’accéder, sur n’importe quel appareil aux ressources des bibliothèques, et ce, même en dehors du réseau de l’Université. Cet outil permet ainsi d’avoir accès aux ouvrages et aux revues scientifiques, mais aussi à des films, de la musique ou certains logiciels.

L’étudiante au baccalauréat en urbanisme Anabelle Oger utilise le proxy de l’Université pour ses travaux pratiques. « Je n’ai pas d’autre choix que d’utiliser le proxy pour avoir accès à des logiciels, quand je dois utiliser Photoshop ou AutoCAD [NDLR : Logiciel de conception assistée par ordinateur] pour mes travaux, par exemple, témoigne-t-elle. Sinon, ce ne sont pas des choses faciles à obtenir, parce que c’est payant. »

L’étudiant à la maîtrise en anthropologie Philippe Massé-Leblanc utilise quant à lui le proxy pour d’autres raisons. Celui-ci lui permet de consulter des livres et des articles scientifiques au format numérique pour effectuer ses recherches. « Il faut tout le temps redonner son identifiant, mais sinon, le proxy marche très bien en général », précise-t-il.

D’après le Rapport annuel 2020-2021 des services de bibliothèques de l’Université, dix services ont été repensés pour répondre aux besoins des étudiantes et des étudiants. Crédit photo : Alban Thomas.

Visibilité des parutions

Si, techniquement, le proxy et le service en ligne des bibliothèques de l’Université semblent fonctionner facilement, Philippe Massé-Leblanc reste parfois déçu par le catalogue numérique proposé par l’UdeM dans son domaine de recherche et doit se tourner vers d’autres options. « J’utilise le proxy de l’Université, mais pas pour tout, poursuit-il. Pour avoir accès à des documents qui ne sont pas fournis par l’UdeM, les moteurs que j’utilise le plus sont Google Scholar [NDLR : Un service de Google permettant la recherche d’articles et de publications scientifiques] ou Academia [NDLR : Un réseau social pour les chercheurs et chercheuses] ».

Selon l’étudiant, l’Université devrait faire la promotion de son catalogue numérique et de ses nouvelles acquisitions afin que les étudiantes et étudiants prennent connaissance des nouvelles publications qui peuvent être en lien avec leurs recherches. « Ça serait bien de mettre en avant les nouveautés qui ont été numérisées, de dire : « On vient de mettre en ligne ce livre ou cette collection », qu’on soit un peu plus avisé finalement », suggère-t-il.

« Il y a quelques semaines, nous annoncions l’ajout à notre offre documentaire de plus de 2 200 titres de revues scientifiques sur la plateforme de l’éditeur Taylor & Francis », affirme pourtant à ce sujet le directeur des collections des bibliothèques de l’Université, Khalid Jouamaa, qui ajoute que celles-ci privilégient l’acquisition de versions numériques. « Notre collection numérique comporte actuellement 94 677 revues et 884 499 livres », précise-t-il.

… mais des problèmes de navigation qui persistent

Malgré les efforts d’adaptation de l’Université pour rendre les ressources numériques accessibles, la qualité des services en ligne ne semble pas faire l’unanimité sur tous les points. Le Centre étudiant est celui qui, selon les membres de la communauté étudiante rencontrés par Quartier Libre, présente le plus de lacunes. Pour Philippe Massé-Leblanc, le problème est clair vis-à-vis de la plateforme : « La navigation n’est pas évidente, ce n’est pas très intuitif, déplore-t-il. Si tu veux trouver ce qu’il te faut, tu explores jusqu’à ce que tu trouves. Et souvent, il y a des petits bogues. Par exemple, si tu fais back sur une page, ça te ramène directement à la page d’accueil. »

Anabelle Oger arrive au même constat. « Pour le Centre étudiant, je trouve qu’il y a un manque d’explications, j’ai galéré à trouver mes notes, déclare-t-elle. Je ne savais pas du tout où il fallait aller dans le rapport de cheminement, on ne nous a pas expliqué. J’ai une amie qui nous a aidés à trouver certaines informations, mais sinon, j’ai cherché par moi-même en essayant toutes les pages. »

L’étudiant au premier cycle en année préparatoire Jeff Kouache insiste d’ailleurs sur la nécessité d’avoir des explications mises à la disposition de la communauté étudiante pour mieux savoir utiliser le Centre étudiant. « Ce serait bien d’avoir des vidéos pour les faits saillants, comme « Comment payer les études ? », « Comment trouver son relevé de notes ? » », estime-t-il.

« Pour la navigation du Centre étudiant, nous sommes tributaires du logiciel, explique la porte-parole de l’UdeM, Geneviève O’Meara. Le Centre étudiant et Synchro n’ont pas été développés à l’UdeM. Nous installons les mises à jour du logiciel lorsqu’elles sont disponibles. Les étudiants sont invités à contacter le centre de services des TI [NDLR : Technologies de l’information] en tout temps lorsqu’ils éprouvent des difficultés, quelles qu’elles soient. »

Des ressources qui sont là pour rester

Lors d’un entretien accordé à Quartier Libre dans le cadre du numéro de décembre 2021, le recteur de l’UdeM, Daniel Jutras, a insisté sur le fait que l’Université n’était pas un établissement visant l’enseignement à distance de façon généralisée. Pour lui, la réalité universitaire doit exister à même le campus.

Toutefois, la pandémie aura au moins eu l’avantage de permettre aux services numériques de se perfectionner, malgré quelques lacunes relevées par la communauté étudiante. Mme O’Meara estime, pour sa part, que ces innovations pédagogiques intègrent de manière optimale les outils technologiques pour favoriser l’apprentissage.