À l’UdeM, aucune recommandation officielle n’indique pendant combien de temps il faut conserver ses documents. « Tous les papiers officiels doivent être gardés, comme les diplômes ou les relevés de notes, notamment lorsqu’on est en processus d’admission dans un cycle scolaire », juge la directrice des Services de gestion et d’archivage des documents de l’UdeM, Diane Baillargeon.
Certains documents officiels peuvent être jetés après quelques années, mais il ne faut pas être nécessairement pressé pour le faire : certains d’entre eux ont une durée de vie bien précise. Par exemple, les factures et les preuves de paiement des frais de scolarité universitaires doivent être gardées six ans, en vertu des lois fédérales et provinciales.
Se débarrasser trop tôt de certains documents peut donc devenir coûteux : pour produire par exemple un nouveau relevé de notes officiel, l’UdeM facturera 11 $, et le coût s’élèvera à 50 $ pour un diplôme. « Les étudiants peuvent se faire un calendrier de conservation, c’est-à-dire, se donner des dates de péremption pour leurs documents et ainsi s’obliger à en jeter certains », explique le chargé de cours à l’École de bibliothéconomie et des sciences de l’information de l’UdeM, Dominique Plante. Le Guide de conservation des documents de la Bibliothèque et Archives nationales du Québec peut constituer un bon point de repère afin de mettre en place un tel calendrier.
Étudiants sentimentaux
« Il est parfois difficile d’évaluer la pertinence de conserver un document plus qu’un autre , juge l’étudiante au certificat en relations publiques, Émilie Gingras. Par contre, ce que je produis, je tiens à le conserver, parce que ça peut être pratique de m’y référer. »
En ce qui concerne les documents que produisent les étudiants, que ce soit les travaux ou les notes de cours, ce sont souvent des raisons sentimentales qui les poussent à les conserver. « Personnellement, je garde encore mes notes de cours, car je pense que cela pourrait me servir un jour », raconte le chargé de cours à École de bibliothéconomie et des sciences de l’information de l’UdeM, François Cartier.
Selon M. Plante, les étudiants conservent trop de notes de cours. « Elles sont intéressantes pour voir notre évolution à travers les âges, mais les devoirs finaux suffisent », croit-il.
Trouver sa méthode de rangement
Face aux documents importants, les étudiants peuvent développer leur propre système de rangement. « Je classifie mes documents, notes de cours, et tout ce qui est relatif à un cours dans un dossier nommé par le sigle du cours et je classe tout ça par session et par année, explique Émilie. J’utilise mon système depuis mes années de cégep et je ne perds pas de temps à chercher ce que je veux. »
De son côté, l’étudiante au baccalauréat en éducation préscolaire et primaire Yara Hamoud a bien pensé son organisation.« Je place dans un duo-tang tous les documents d’un cours et je les réunis par session dans un porte-revue, explique-t-elle . J’ai une bibliothèque et demie qui est remplie par tous mes documents. » Yara admet toutefois qu’elle s’est finalement débarrassée de ses documents de cégep environ deux ans après avoir obtenu son diplôme.
Classeurs virtuels
Avec le passage des années, les boîtes s’empilent. Pour cette raison, la numérisation des dossiers peut devenir une solution intéressante.« Numériser peut être bon, mais cela demande une gestion particulière, estime François Cartier. Il faut savoir quoi numériser, certains papiers doivent être conservés dans leur format papier. » Le chargé de cours donne l’exemple des diplômes qui peuvent être demandés en tant qu’originaux par les employeurs.
« Le prix d’un disque dur externe de très grande capacité est quand même abordable et je peux stocker énormément d’information », soutient Émilie. Il s’agit d’une pratique qu’elle adopte progressivement et qui lui permet d’alléger ses classeurs.
Quels sont les documents garder absolument ?
Les courriels : « L’envoi de travaux par courriel ou les échanges avec un professeur restent une preuve en cas de problème », estime Mme Baillargeon. Il ne faut pas hésiter à utiliser les fonctions d’archivage des messageries internet.
Les diplômes : Il est important de les conserver, car ils pourront être demandés aux élèves une fois que leur carrière professionnelle va débuter. « Tout ce qui est une preuve d’étude doit être conservé », juge M. Plante.
Les documents payants : « Mieux vaut garder les papiers dont l’obtention a exigé des frais », assure M. Plante.
