Casse-tête administratif

L’Université de Montréal investit près de 53 millions de dollars pour implanter un nouveau progiciel de gestion intégré (PGI), Peoplesoft, de la société Oracle. Cet outil informatique devrait permettre d’incorporer la gestion de quatre grandes sphères de l’administration : les ressources humaines et la paie, les finances, la recherche et le volet académique. Si le rectorat affirme qu’il améliorera globalement les performances de l’Université, il ne prévoit toutefois pas faire des économies grâce à cette efficacité.

Vin-dicte de la communauté universitaire

Alors que l’administration défend avec vigueur cet investissement, certaines voix soulignent les dérives possibles d’un tel engin. Pierre Trudel, 57 ans, professeur titulaire en droit à l’UdeM spécialisé en évaluation des technologies, se dit inquiet. Il se plaint des tracasseries administratives concernant le suivi de l’argent donné par les organismes subventionnaires pour la recherche. Il souhaite que ces règles soient abandonnées lors de la migration vers Peoplesoft. « Je vous donne un exemple trivial. Un organisme subventionnaire comme le Conseil de recherches en sciences humaines du Canada ne rembourse plus les factures d’alcool lors des repas. L’Université a décidé d’appliquer cette règle à tous et dorénavant, on doit demander une facture détaillée de chaque repas et soustraire le montant en alcool peu importe l’organisme subventionnaire.  » M. Trudel souligne ainsi la lourdeur du processus. « Il ne faudrait pas que cette lourdeur soit reproduite par le progiciel. »

Irène Cinq-Mars, âgée « entre la jeunesse et la sagesse », ancienne doyenne de la Faculté de l’aménagement, est directrice du projet de mise en place du progiciel Peoplesoft. Elle se dit déterminée à éliminer ces lourdeurs. M^me Cinq-Mars reconnait que la stratégie de communication de son organisme a pu avoir quelques ratés. « Pour l’instant, on a transmis l’information aux doyens et aux vicedoyens, c’est possible qu’elle ne soit pas arrivée jusqu’en bas. Ça expliquerait l’inquiétude. » Elle affirme toutefois que les professeurs seront pleinement informés des changements durant la session d’hiver, en prévision de la consultation du mois de mai.

Adam-Mathieu Ouellet, 37 ans, président du Syndicat des étudiants et étudiantes salariés de l’Université de Montréal (SESUM), affirme que l’UdeM a mal informé la communauté. « L’appel d’offres a été fait en 2008, et on a commencé à consulter en 2009. Je trouve ça problématique. »

M. Ouellet explique que le manque de consultation risque de rendre le progiciel peu ajusté aux besoins de la communauté universitaire. « Ça reste hypothétique, mais j’ai de plus en plus l’impression que l’on va devoir s’adapter au programme, alors que c’est le progiciel qui devrait s’adapter à nos besoins. Mais que voulezvous, on l’a acheté avant de sonder les besoins. »

Une consultation, mais pas tout de suite

M^me Cinq-Mars veut rassurer la communauté universitaire. « L’équipe de travail qui s’occupe de l’aspect finance et recherche est responsable de la gestion des subventions. Elle va commencer au mois de mai des consultations dans les facultés pour répondre aux besoins des professeurs.  » Cette consultation va permettre au programme de répondre aux besoins de la communauté universitaire, selon la directrice du projet.

M^me Cinq-Mars admet toutefois que certains comportements vont devoir changer. « Lorsqu’on se rend compte que le logiciel ne répond pas à un besoin, il y a deux choix : changer les pratiques, ou changer le logiciel. La deuxième option a un coût. Il est faux de croire qu’aucune pratique ne va être modifiée par l’implantation du PGI. » La mise en place du PGI Peoplesoft se fait en étapes. L’appel d’offre a été réalisé en 2008 et devrait se terminer en juin 2012.